Bruksanvisning för Kaukoputki-portalen

Beställningsskede 1 – Kontaktinformation

Uppgifter märkta med en asterisk är obligatoriska.

Avsändare

• Avsändaruppgifterna kommer direkt från systemet. I företagets namn-fältets rullgardinsmeny kan du byta företag/avtalsnummer. Här visas endast de företag till vilka ditt användarnamn har behörighet. Om du behöver ändra avsändaruppgifterna, vänligen kontakta Kaukoputkis användarsupport på sahkoisetpalvelut@kaukokiito.fi.
• Kontaktperson är automatiskt den användare vars användarnamn har använts för inloggning i portalen. Du kan uppdatera kontaktpersonens uppgifter via profilen.
• I avsändarens referens-fältet kan du ange till exempel en fakturareferens. Fältet är valfritt, högst 35 tecken. Referensen visas på fraktsedeln, kollietiketten och fakturan (huruvida fakturan visar avsändarens eller mottagarens referens bestäms enligt vem som betalar frakten).
• I avtalsnummer-fältets rullgardinsmeny kan du välja det avtalsnummer som ska användas, om ditt företag har flera avtal. Endast det valda företagets produktspecifika avtalsnummer kan användas.
• I VAT-nummer-fältet anges FO-nummer och Moms. REK i fråga om transporter till Åland. FO-numret ska skrivas i formatet FI+nummer och Moms. REK. Fältet kan ge ett felmeddelande, men det hindrar inte att göra beställningen.
• Med alternativet använd annan avhämtningsadress kan du ge en avhämtningsadress som skiljer sig från avsändaruppgifterna.
• I fraktbetalare väljer du fraktbetalare för din försändelse. Som standard är avsändaren alltid fraktbetalare. Om mottagaren väljs som fraktbetalare, ska mottagarens avtalsnummer läggas till i mottagares uppgifter (fältet visas efter att alternativet valts). Om en tredje part väljs som fraktbetalare, ska fraktbetalarens avtalsnummer anges på motsvarande sätt.

Mottagare

• I mottagarens namn-fältet anges det mottagande företagets namn. Du an välja adressen via rullgardinsmenyn som öppnas med pilen vid Mottagarens namn-fältet eller börja skriva text i fältet, då portalen söker passande adresser i adressboken. Du kan också söka adresser direkt i adressboken genom att klicka på Adressbok-knappen i den högra kanten av fältet. Om adressen inte finns, skriver du adressens i fältet och klickar på Spara ny adress-ikonen.
• I kontakt person-fältet kan du ange mottagarens kontaktperson, max. 40 tecken.
• I telefonnummer -fältet anges kontaktpersonens telefonnummer, max. 20 tecken.
• I E-postadress-fältet anges mottagarens e-postadress. Du kan skicka en uppföljningslänk till mottagaren när du kryssar för ”Skicka uppföljningslänk till mottagaren”. Länken skickas till kunden när försändelsen avhämtas.
• I gatuaddress-fältet anges mottagarens adress, max. 40 tecken
• Gatuaddress2-fältet, valfritt fält, max. 40 tecken.
• I fälten postnummer och stad anges det mottagande företagets postnummer och stad. När du fyller i det första fältet, kompletteras det andra fältet automatiskt.
• I fältet landskod väljs det mottagande företagets landskod.
• Mottagarens referens, högst 35 tecken. Referensen visas på fraktsedeln, kollietiketten och fakturan (huruvida fakturan visar avsändarens eller mottagarens referens bestäms enligt vem som betalar frakten).
• Mottagarens avtalsnummer visas och fylls i endast om mottagaren är fraktbetalare.
• VAT-nummer, det mottagande företagets FO-nummer.
• I Addresstyp-fältet väljer du om det är en företags- eller privatadress.
• Med alternativet använd annan leveransadress kan du ange en leveransadress som skiljer sig från mottagaruppgifterna.

Göra beställning som mottagare

Du kan även göra en transportbeställning som mottagare. Du ska ange företagets uppgifter i mottagarens uppgifter. Då finns uppgifterna om ditt företag i både avsändarens och mottagarens uppgifter.

En annan avhämtningsadress anges för beställningen genom att välja Använd annan avhämtningsadress”.

Beställningsskede 2 – Kolliuppgifter

När kolliuppgifterna fylls i ska de produktspecifika kraven beaktas.

• I fältet Kollital anger du hur många likadana kollin som försändelsen innehåller.
  • I Kaukokiito Paket-produkten är det totala kollitalet högst 10.
  • I övriga beställningar är det totala kollitalet högst 99.
• I rullgardinsmenyn i fältet Kollityp väljer du vilken typ av kolli det är frågan om. Endast kollin enligt produktens typ kan väljas.
• Innehåll – högst 200 tecken. Innehållet skrivs ut på fraktsedeln.
• Märken – Textfält som skrivs ut på fraktsedel och kollietikett, max. 30 tecken.
• Längd – anges enligt ett kolli i centimeter, högst 1 350 cm. Kaukokiito Paket-produktens längsta sida är max. 240 cm.
• Bredd – anges enligt ett kolli i centimeter, högst 260 cm .
• Höjd – anges enligt ett kolli i centimeter, högst 300 cm .
• Volym – beräknas automatiskt för de mått som angetts för beställningen. Maximivolymen för Kaukokiito Paket-produkten är 0,3 m².
• Pallmeter kan du lägga till när du väljer alternativet ”Ej pålastning” (kan inte väljas för Kaukokiito Paket-produkten).
  • Kaukoputki räknar automatiskt pallmeter i följande fall: Ej pålastning är valt, Finpallvikt är minst 462,5 kg, EUR-pallvikt är minst 370 kg, TEHO-pallvikt är minst 185 kg, TFÄ är valt eller höjden är över 120 cm.
  • Alternativet ”Ej pålastning” väljs automatiskt om kolliradens höjd är över 120 cm eller om kolliraden innehåller TFÄ-rader.
  • Om ”Ej pålastning” anges för en kollirad, skrivs uppgiften ut på transportanvisningen.

• Vikt
  • I Kaukokiito Paket-produkten är vikten för ett enskilt kolli högst 35 kg, försändelsens totalvikt max. 100 kg
  • I övriga fall finns ingen viktgräns per kolli, men leveransens viktgräns är 52 000 kg

Du kan lägga till fler kollin/rader via ikonen Lägg till kolli  

Under ”Sammanlagt” nertill på sidan visas de sammanlagda måtten för din beställning. Observera den totala maximivikten på leveranserna: paket högst 100 kg, övriga högst 52 000 kg. Du hittar aktuella produktuppgifter på våra sidor.

När kolliuppgifterna fylls i ska de produktspecifika kraven beaktas.

Beställningsskede 3 – Övriga uppgifter

I det tredje beställningsskedet väljer du distributions- och avhämtningsdagar samt eventuella tilläggstjänster för din leverans. Även transportanvisningarna läggs till i detta skede.

• Avhämtningsdag – som standard följande möjliga avhämtningsdag som bestäms enligt tidtabellen. Kan väljas för högst tre månader framåt.
• Distributionsdag – första möjliga distributionsdag som bestäms enligt tidtabellen. Kan väljas för högst två veckor från avhämtningsdag.
• Avhämtningsanvisning – textfält som visas på fraktsedeln och i Kaukokiitos produktion, max. 60 tecken.
• Leveransanvisning – textfält som visas på fraktsedeln och i produktionen, max. 60 tecken.
• Transportanvisning – textfält som visas på fraktsedeln och i produktionen, max. 350 tecken. Obs! Endast 60 tecken skrivs ut på kollietiketten!
• Avgiftsbelagda tilläggstjänster-rullgardinsmenyn visar de avgiftsbelagda tilläggstjänster som kan köpas för produkten och leveransens postnummerområde. Uppgift om önskade tilläggstjänster ska även skrivas i transportanvisningen. Samtalsavgift kan väljas när mottagarens telefonnummer angetts i uppgifterna. Kaukokiito Paket-produkten inkluderar alltid inbärning.

Beställningsskede 4 – Sammandrag

På Sammandrag-sidan visas en sammanställning över uppgifterna i din beställning:

• Avsändare, mottagare, avhämtnings- och leveransadress
• Fraktbetalare
• Kolliuppgifter
• Tilläggstjänster
• Du kan beräkna försändelsens pris med knappen Beräkna pris.

Uppgifterna på denna sida ska kontrolleras innan beställningen skickas, och du kan fortfarande redigera beställningen om du vill. Med Sänd-knappen skickar du din beställning till Kaukokiito.

Efter att du sänt beställningen öppnas beställningens sista sida. Där tackas du för beställningen och du får länkar till att skriva ut fraktsedeln och kollietiketter i PDF-format. För Kaukokiito Paket-produkter utskrivs endast kollietiketter. Utskrifterna kan också skickas till din e-postadress via knappen ”Skicka utskriftslänk”.

Uppgifterna i beställningen kan inte ändras efter att beställningen bekräftats, utan beställningen kan endast annulleras och göras på nytt från början. Beställningen kan återkallas via uppföljningen så länge som avhämtning av leveransen inte har planerats (beställningens status är ”beställningen har mottagits”). Därefter försvinner Avbeställ-knappen. Se Försändelseuppföljning för mer information.

Uppföljning utan inloggning

Du kan söka leveranser utan inloggning i bassökningen med fraktsedelnummer eller kolli-id. Du kan söka vilken försändelse som helst, men av datasäkerhetsskäl visas bara begränsade uppgifter om försändelsen.

Sökning utan inloggning returnerar följande uppgifter:

• Postnummer och stad i försändelsens försändelse- och leveransadress
• Avhämtnings- och utdelningsdatum uppdateras för beställningen i takt med att transporten framskrider.
• Försändelsens status

Uppföljning med inloggning

När du följer försändelser som inloggad gäller det att observera att sökningen endast hittar de försändelser där ditt företag antingen är avsändare, mottagare eller fraktbetalare som tredje part. Om du vill söka en försändelse där företagets avtalsnummer inte har använts i någon av de ovan nämnda rollerna, ska du göra sökningen när du inte är inloggad, se Uppföljning utan inloggning.

Om du är inloggad med mottagare-kod, visas i uppföljningen de försändelser där ditt telefonnummer finns angivet i uppgifterna om mottagare.

Bassökning

Du kan söka leveranser i bassökningen med fraktsedelnummer eller kolli-id. Sökningen hämtar alltid hela leveransen, dvs. även om du skulle göra sökningen med kolli-id, visar sökningen inte statusen för ett enskilt kolli, utan för hela försändelsen. I uppföljningen ser du en lista över försändelser i kronologisk ordning, från den nyaste till den äldsta.

Utvidgad sökning

I utvidgad sökning kan du använda till exempel beställningsdag, kundens avtalsnummer eller ort som sökvillkor.

I utvidgad sökning räcker det med att du fyller i de fält med vilka du vill begränsa sökningen. Det är dock bra att beakta följande begränsningar:

• Avtal-fältet kan väljas först efter att Kund-fältet valts.

• När namn-fältet eller vilket adress-fält som helst (gatuadress, postnummer, ort) används ska man först välja adresstypen för att adressen ska beaktas i sökningen.

Via Uppföljningen kan du kontrollera försändelsens transporthändelser och närmare information:

• Via knappen Försändelseinformation kan du kontrollera försändelsens avhämtnings- och leveransadress samt fraktbetalare.
• Via Händelser ser du detaljerade transporthändelser.
• Via Kolliinformation hittar du försändelsens godsuppgifter.
• Via Funktioner kan du skriva ut fraktsedel och kollietikett. Fraktsedel och kollietiketter kan skrivas ut fram tills dess att försändelsen levererats. Efter leverans kan mobilkvittering skrivas ut via Funktioner. Via Funktioner kan du också avbeställa försändelsen.

Redigera och annullera försändelse 

Du kan göra ändringar i en beställning via knappen Funktioner i uppföljningen. Du kan redigera beställningen så länge som den har statusen Beställningen har mottagits. När beställningens status ändras till att försändelsen hämtas, kan du inte längre själv göra ändringar i beställningen. Vid behov kan vår kundtjänst emellertid ännu göra ändringar i beställningen. Vänligen kontakta vår försändelseförfrågan på numret 010 510 1300.

Du kan annullera en beställning via knappen Funktioner i uppföljningen. Du kan annullera beställningen så länge som leveransen har statusen Beställningen har mottagits. Avbeställ-knappen försvinner när beställningens status förändras. Efter det kan du annullera beställningen genom att kontakta vår försändelseförfrågan på numret 010 510 1300.

Du kan redigera följande uppgifter:

• Avhämtnings- och leveransadressens telefonnummer
• Avhämtnings- och leveransadress
• Kolliuppgifter
  • Mått- och viktuppgifter samt pallmeter
    • Redigera beställningens mått- och viktuppgifter
    • Du kan lägga till pallmeter, när du väljer ”Ej pålastning”. Kaukoputki beräknar automatiskt antalet pallmeter i enlighet med givna mått.
  • Kolliantal och kollirader
    • Du kan lägga till ett kolli av samma storlek till beställningen genom att välja Lägg till kolli av samma storlek. Antalet kollin uppdateras på kolliraden och försändelsens totalmått uppdateras på raden ”Sammanlagt”.
    • Du kan lägga till ett kolli av annan storlek till beställningen genom att välja Lägg till kolli med andra uppgifter. Då visas en ny kollirad, där du kan fylla i uppgifterna för det nya kollit.
  • Kolli-ID
    • Du kan lägga till ett helt nytt kolli-ID
      • Klicka på Skapa kolli-ID, så skapar Kaukoputki ett kolli-ID för försändelsen. Alternativt kan du lägga till ett eget kolli-ID i fältet.
  • Du kan redigera ett befintligt kolli-ID.
  • Du kan radera ett befintligt kolli-ID.
    • Radera ett kolli-ID genom att klicka på Radera kolli. Kaukoputki uppdaterar samtidigt antalet kollin på kolliraden.

Prissättningstjänst 

Med hjälp av prissättningstjänsten kan du räkna ut ett uppskattat pris för transporten. Det pris som tjänsten anger grundar sig på givna fraktberäkningsgrunder och avtalsvillkor. Det slutliga priset fastställs enligt de verkliga fraktberäkningsgrunderna och den genomförda transporten. Prissättningstjänsten är riktgivande, vilket innebär att den faktiska kostnaden kan avvika från det pris som prissättningen gett. För att få ett så realistiskt pris som möjligt rekommenderas det alltid att alla fält fylls i.

I prissättningstjänsten används följande fält:

• I Produkt-fältets rullgardinsmeny väljer du den produkt som ska användas för prissättningen.
• I Avtal-fältets rullgardinsmeny väljer du det avtal som ska användas för prissättningen.
• Avsändarens postnummer och ort (som standard visas avsändarens egna uppgifter)
• Mottagarens postnummer och ort
• I Kolli-fältet anges antalet kollin
  • I Kaukokiito Paket-tjänsten högst 10
  • I övriga beställningar högst 99
• Kollityp
  • Möjlighet att välja kollityp enligt produktgrupp
• Mått
  • Längd, bredd och höjd för ett kolli
  • När försändelsens längd överstiger 2,5 m lägger räknaren automatiskt till en fältavgift och ett långgodstillägg.
• Volym
  • Kaukoputki beräknar automatiskt volymen utifrån givna mått.
  • I Kaukokiito Paket-tjänsten högst 0,3 m3
• Pallmeter
  • Kan läggas till, när du väljer "Ej pålastning" (inte valbart för Kaukokiito Paket-produkter).
  • Kaukoputki beräknar automatiskt antalet pallmeter i följande fall: rutan ”Ej pålastning” har kryssats för, vikten för en FIN-pall är minst 462,5 kg, för en EUR-pall minst 370 kg och för en TEHO-pall minst 185 kg, VAK har valts eller höjden överstiger 120 cm.
  • ”Ej pålastning”-alternativet väljs automatiskt, om kolliradens höjd överstiger 210 cm eller om VAK-rader ingår i kolliraden.
  • Om ”Ej pålastning” anges på ens en kollirad, skrivs uppgiften ut på transportanvisningen.
• Vikt
  • I Paket-produkten högst 100 kg
  • I övriga produkter högst 52 000 kg
• Avhämtning från terminal – används när mottagaren avhämtar försändelsen från distributionsterminalen.
• Leverans till terminal – används när avsändaren levererar försändelsen till avhämtningsterminalen.
• I Tilläggstjänster-rullgardinsmenyn kan du välja avgiftsbelagda tilläggstjänster för försändelsen.

Även om alla fält inte är obligatoriska, rekommenderar vi att du alltid fyller i både vikt, pallmeter och volym. Klicka slutligen på Beräkna pris-knappen, så ger räknaren en beräkning av fraktkostnaderna.